4 puntos que debes calcular al evaluar la implementación de un nuevo sistema en la compañía

Con los presupuestos cada vez más apretados, hoy más que nunca, es importante hacer un buen análisis de proyecto, sus costos, ahorros y beneficios o, mejor dicho, su retorno sobre la inversión.

Y aunque algunas estadísticas son más fáciles de medir que otras, dado que trabajan sobre suposiciones más que datos medibles, es importante hacer el análisis del proyecto considerando los beneficios reales que puede traer y no sólo ver su costo.

Al implementar un nuevo sistema de informática en la empresa no se busca adquirir nuevas capacidades, sino más bien obtener resultados para la empresa.

Se tiene el mito popular que todos los sistemas son creados iguales, pero no es verdad. Cada sistema tiene diferentes bondades que se transformarán en las capacidades y finalmente te ayudarán a llegar al resultado deseado. Por esto, es esencial dejar de medir el proyecto más barato y enfocarse en el verdadero retorno sobre la inversión y en qué sistemas tienen una mayor garantía de llevarte a la meta.

Nuestro equipo de ventas de Salesforce tiene 4 métricas con las que tratan de trabajar siempre para asegurarse de que la propuesta es la solución adecuada para el cliente:

  1. Ahorros directos. Estos son los costos que se pueden medir directamente al implementar un sistema. Tal vez ya no necesites utilizar hardware o se tenga un contrato de servicio costoso que no vas a manejar más.
  2. Ahorros indirectos. Se trata de los costos que asumes y que puedes evitar al implementar un sistema. Quizás, el uso de menos personal o la eliminación de tareas redundantes.
  3. Incremento de ingresos. Este es el más difícil de calcular, pues trabaja sobre supuestos. Sin embargo, los sistemas más eficientes del mercado normalmente tienen un registro de sus implementaciones que te pueden servir como base. Algunos ejemplos serían: % de incremento en ventas, % de incremento de proyectos cerrados, % de satisfacción del cliente, % de retención de cliente, % incremento en ROI de campañas de Mkt, etc.
  4. Costo Total de implementación. Existen los costos evidentes como los presentes en cualquier cotización, pero debes evaluar también los costos no evidentes, como la renovación de licenciamiento y el costo de adecuaciones al sistema. ¿Qué tan frecuentes pueden ser? Las adecuaciones las hace la empresa directamente o los distribuidores. ¿Qué tan calificados son estos distribuidores?

Al medir y proyectar los beneficios contra los costos, es momento de analizar si es que tu empresa tiene la capacidad de seguir manteniendo el costo de no implementar, claro, si es que es posible garantizar que el sistema rinda resultados como promete.

A esto se debe la importancia de usar un sistema con renombre y buena penetración en el mercado, sobre el cual no sólo compruebes resultados, sino que te proporcione una lista de cosas que evitar y otra lista de pasos a seguir para una implementación exitosa.

La tecnología no debe ser un costo sino una inversión. ¿Qué tanto más eficientes seremos? ¿Cuánto más vamos a vender? ¿Cómo va a ahorrar tiempo de mi personal y qué tanto más productivos serán? Son las preguntas claves que necesitas responder para calcular el valor real de un sistema. Una buena implementación de sistema puede ser la base sobre la que construyes el siguiente nivel de la empresa.