Cómo maximizar tu productividad y la de tu equipo.

Ser proactiva contra reactiva es la lucha de toda empresa. Y entre más grande y más clientes, más grande se hace esta lucha.

Por supuesto, tenemos que buscar lo que más utilidad rinde. Sin embargo, los clientes constantemente tienen necesidades especiales, emergencias y pedidos urgentes (que no sabemos por qué, pero a alguien siempre se le olvida mandar la ODC a tiempo).

El problema es que para crecer necesitamos tener un control deliberado y saber de dónde gastamos nuestros recursos. Y de todos los recursos el más preciado es el tiempo.

Todo comienza en la cultura empresarial. En la administración de una empresa, la cultura es el rey, o mejor dicho, la reina. Si tú administras a un equipo de más de 5 personas, es probable que ya te hayas encontrado con las juntas de “tienes un minuto”. Este “tienes un minuto” se convierte en reuniones sin previa planeación, que al final del día te dejan con el trabajo que te habías propuesto sin terminar y teniendo que llevar el trabajo a casa por la noche o en final de semana.

Si no tomas el timón de la vida, la vida te lleva por donde otros quieren. Para llegar a tus metas de ventas, necesitas estar en modo proactivo.

El mejor consejo lo aprendí de Chet Holmes quien administraba 9 divisiones multimillonarias de Charlie Munger, socio de Warren Buffett. Esta manera de administrar el día, cambió por completo mi productividad, así como la de mi equipo.

Está dividida en 6 simples pasos, porque la administración del tiempo tiene que ser rápida y eficaz. Si tienes 5 minutos al día y determinación, podrás lograrlo.

Paso 1. Tócalo una vez.

La mente tiene dos procesos de pensamiento: uno rápido y otro lento. En el rápido discernimos entre si debemos de tomar el camino de la izquierda o derecha, o si nos debemos de quitar del camino porque nos van a atropellar. El otro tipo es más creativo, donde requerimos un tiempo para unir los puntos y realmente llegar a la concentración para tener conclusiones profundas. Por esto, cuando pasamos de una tarea a otra, no podemos utilizar nuestra creatividad.

Contestar mensajes (me refiero a mensajería instantánea, e-mail y/o llamadas) al momento que llegan, nos saca de esta concentración. Aunado, muchas veces, a que no contestamos al momento, solo leemos y dejamos sin contestar para tener que volver a leerlos cuando ya tenemos el tiempo de contestar. ¿Cuánto tiempo perdemos en releer? ¿Cuánto tiempo perdemos en volver a concentrarnos?

La solución es: designa intervalos de tiempo en los que puedas contestar los mensajes e e-mails.

Paso 2. Haz una lista de las tareas del día

Muchas veces tratamos de hacer tantas cosas en el día que terminamos haciendo muchas cosas a medias. Lo recomendable, según Chet, es proponerse hacer 6 tareas diarias.

Cuando tenemos una lista muy larga de cosas, se convierte en una falsa manera de administrar nuestro tiempo, porque cada vez que tienes que hacer algo, vas a la lista y normalmente haces la más fácil. Al final del día, te das cuenta de que las tareas más productivas no se hicieron porque normalmente son las más tardadas, las más difíciles o ambas.

Decide las más importantes y selecciónalas. Así tendrás que discernir desde el inicio del día qué es más importante.

Paso 3. Designa tiempo a cada una.

Aún no tienes que decidir cuál va primero, pero asigna el tiempo que le vas a dedicar en el día. Tal vez tengas una tarea que para que se complete demanda más de 30 horas o hasta más.

No importa: debes dedicar un tiempo al día para que poco a poco vayas completando está tarea.

Tu lista se debe ser algo así:

• Trabajar en la propuesta para el cliente: 1 hora
• Revisar el contrato: 5 horas
• Agendar las citas de la próxima semana: 1 hora
• Conferencia con X: 1 hora
• Trabajar en plan de marketing: 1 hora y media
• Trabajar en campaña de correo directo: 2 horas.

Si tu lista suma algo así como 11 horas, es poco realista. Tienes que dejar intervalos para cosas que salen al momento.

Paso 4. Planea el día

Ahora sí llegó el momento de planear el día y ponerle horario a cada cosa. Deja pausas para imprevistos, como la interrupción de un compañero o llamadas que tienes que tomar.

Entonces tu lista queda así:

• 8:00 a 9:00. Trabajar en la propuesta para el cliente:1 hora
• 9:30 a 10:00. Revisar el contrato: 5 horas
• 10:30 a 11:30. Agendar las citas de la próxima semana: 1 hora
• 12:30 a 13:30. Conferencia con X: 1 hora
• 14:00 a 15:30. Trabajar en plan de marketing: 1 hora y media
• 16:00 a 18:00. Trabajar en campaña de correo directo: 2 horas.

Paso 5. Da prioridades

Normalmente ponemos las cosas que más demoran hasta el final, porque toman más tiempo, pero regularmente son las más importantes. Dejarlas para el final del día te dejará sin energía para hacerlo. Ponlas al principio del día, que es cuando más energía tienes. Sentirás más control y satisfacción de haber hecho lo más difícil al comienzo del día.

Un consejo para el equipo de ventas es que TODOS los días debes de dedicarle entre 2 horas a 2 horas y media a prospectar. Esto es, si ya tienes una cartera de clientes grandes. Si no la tienes, debe de ser prácticamente todo el día.

Paso 6. Pregúntate: si lo tiro, ¿me dolerá?

Normalmente guardamos mucha información que nunca más volvemos a usar. Esto genera espacio y resta productividad. Un ejemplo es cómo el computador se vuelve más lento por tanta información que nunca más utilizamos.

Como puedes ver, no se requiere mucho tiempo para planear un día productivo. Pero sí se necesita disciplina para apegarse a esto. Como todo hábito, al comienzo es difícil, después se torna algo automático. Instaurarlo como cultura empresarial es exactamente lo mismo. Si lo consigues, estarás llevando a tu empresa a algo que pocas logran: ser una empresa proactiva.