Los componentes de un funnel de ventas exitoso.

Fue desde la teoría de la “Administración científica” de Frederick Taylor, creada en 1890, que comenzaron a aparecer las gráficas de flujos para el proceso de ventas.

La base de la teoría de la Administración Científica es la observación y medición científica de Índices Claves del Proceso o Producción, o como ahora se conocen, KPI por sus siglas en inglés (Key Process Index’s).

Los KPI’s son la base para obtener una mejora de ciertos proceso, además del de ventas, si la duda es uno de los procesos vitales de cualquier empresa. Proceso por su parte es una agrupación de varias actividades que consiguen un resultado.

La pregunta para comprender un proceso de ventas es entonces clara: ¿cuáles son las actividades o partes que componen mi proceso y cuáles son los KPI’s de cada parte?

Según mi opinión, Rick Barrera, en su libro Ventas Colaborativas, tiene una de las más completas clasificaciones de partes del proceso de ventas en mi opinión:

• Prospectación: no comienza como una lista de clientes como uno pensaría, sino más bien con una lista de necesidades que nuestro producto o servicio puede cubrir. Después se construye la lista de clientes. Muchas veces dentro de la misma industria existen diferentes nichos, por ejemplo, uno especializado en costos bajos y otros en calidad, o tirajes largos o cortos. Los dos KPI’s que se deben medir en esta etapa son cuántos prospectos se contactan cada día, semana o mes y cuántos de estos se convierten en oportunidad. Este último es clave porque determina si los recursos se están empleando correctamente, si estamos llamando a los prospectos adecuados y si nuestra comunicación, tanto escrita como la de nuestro equipo, es la adecuada.
• Clarificación de las necesidades / Clasificación de la oportunidad: esta actividad se puede subdividir en dos. Mientras que la clarificación de las necesidades tiene que ver con entender cuál producto o servicio requiere el cliente, qué cantidad y si lo que buscan al abrir la oportunidad de compra a otro proveedor (si es que ya están comprando) es mejorar la calidad, reducir el precio o mejorar las condiciones de producción, la clasificación de la oportunidad tiene que ver con la medición de los KPI’s de esta parte. Los índice claves, según la teoría de ventas colaborativas, son los que ayudan a la medición de la brecha de necesidad. La brecha de la necesidad es el fundamento de la teoría de la venta colaborativa porque se trata de entender qué tan grande es la necesidad de la oportunidad y qué tanto nuestro producto o servicio puede cubrir esa brecha. Cuando la brecha es grande y nuestro producto puede cubrir bien le damos un alto índice mientras que cuando la brecha es pequeña y/o nuestro producto no llena la brecha le damos un índice bajo. De esta manera, podemos medir cuantas oportunidades con alta probabilidad estamos consiguiendo y cuantas de ellas estamos cerrando. Esto nos dará claridad sobre si nuestro proceso de venta con respecto al seguimiento es bueno o requiere mejoras.
• Entrega de muestras y cotizaciones: aquí os KPI’s son más sencillos porque se tratan de medir fechas de solicitudes contra fechas de entrega. De este modo, medimos nuestros subprocesos de envío de muestras y cotizaciones.
• Cierre de la venta y el índice que más le interesa al director general: cuánto genera en ventas cada recurso contra cuánto gasta.

Claro que cada empresa tiene su proceso específico, pero al tener sus KPI’s automatizados se convierten en claves para la optimización y mejora continua. Asociarte con un proveedor con experiencia puede aumentar el impacto y al mismo tiempo reducir los tiempos de implementación.

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