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Tips para re inventar el “pipeline” de ventas

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Normalmente, las revisiones al “Pipeline” terminan siendo más un interrogatorio que una junta productiva. Para cambiar esto y sacarle el máximo provecho al pipeline, se requiere hacer un paso para atrás del aspecto táctico y enfocarse más en la estrategia. Por ejemplo, en las necesidades de los compradores, una discusión que ayudará a tu equipo a mantener la visión estratégica de las necesidades del mercado.

Aquí, la opinión de Anneke Seley, CEO de la consultora de ventas Reality Works Group, sobre qué se puede hacer para tener un “Pipeline” más eficiente:

  1. Ten el propósito en mente al momento de revisar el “Pipeline”. El propósito es mantener un “pipeline” sano, analizar si alcanza para cubrir cuotas de presupuesto y si las oportunidades que están ahí son verídicas o si tienen algún impedimento que se pueda atender. Deja las críticas de la información faltante o las críticas sobre las oportunidades fallidas para una sesión uno a uno.
  2. Debes crear valor para tus vendedores. Seley dice: “Debes asegurarte de dar valor a tus vendedores para que al final le llegue el valor al cliente. Es el momento perfecto para saber qué están haciendo bien”. Cuando los vendedores ven que reciben retroalimentación alentadora, con naturalidad van a querer compartir lo que están haciendo. Es la manera para dar un pequeño entrenamiento y los otros vendedores aprendan. Así, agregas valor al vendedor para que agregue valor al cliente.
  3. Se recomienda tener preparación específica para cada participante. “Mantenerse enfocado en las metas individuales, ayuda a no perderse entre las hierbas”, dice Seley. Los representantes deben preparar los hechos más importantes de cada cuenta. ¿Dónde está el trato en el proceso de compra del cliente? Al mantener el foco sobre esta información, tú como líder puedes aprovechar la oportunidad para dar consejos y que todo el equipo se beneficie. Esta es la señal de un buen líder. Los gerentes deben analizar el pipeline por adelantado y si pueden, mandar un reporte de las oportunidades que se analizarán. Así los vendedores estarán preparados. Para Marketing, asistir a estas reuniones, aunque por lo general no lo hacen; de este modo se enteran de qué es lo que los clientes quieren escuchar y qué no hace mucho sentido.

 

¿Por qué tus prospectos te dejan plantado?

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Una de las partes más frustrantes de las ventas es cuando tu prospecto de deja plantado. No es sólo por el tiempo y dinero que pierdes al viajar hasta el lugar del encuentro, sino que también es el tiempo que no inviertes en hacer algo más productivo o visitando a algún otro cliente que realmente tenga interés por tus productos.

Cuando esto sucede tenemos dos opciones. Una es echarle la culpa al cliente, decir en voz baja lo mal educado que fue, porque claro rara vez se lo diremos de frente, y seguir nuestro camino. La segunda opción es validar qué estamos haciendo mal, o qué podríamos hacer mejor.

Aquí hay algunos puntos a considerar sobre si estamos haciendo bien nuestro trabajo con los prospectos o no:

Prospectos inadecuados. El primero punto es analizar si tenemos en nuestra lista de prospectos a los candidatos adecuados para nuestros productos. El software de generación de prospectos nos puede ayudar a encontrar los más calificados por sus patrones de comportamiento para optimizar nuestros esfuerzos.

Malas reseñas. Hoy en día, la probabilidad de que el comprador haga una búsqueda en Internet antes de encontrarse contigo es muy alta. Por lo tanto, es crítico revisar si nuestra página web y nuestras redes sociales tienen la presentación que buscamos y que va acorde con la empresa. Todas las empresas tienen malas reseñas, pero es importante que nos aseguremos de generar el contenido que nuestros clientes buscan y que aparezca en las búsquedas a través de una adecuada estrategia de Adwords. De esta manera, los comentarios positivos sobrepasarán a los negativos y la posibilidad de que el cliente obtenga una mala impresión será menor.

Preventa fallida. Uno de los grandes retos de las empresas cuando se tiene una parte del equipo haciendo las citas es su falta de entrenamiento sobre los beneficios de tu producto y cómo transmitir lo que harán por el cliente. Un buen entrenamiento puede aumentar su productividad por mucho.

Mala comunicación. Hay veces que los plantones suceden simplemente por falta de comunicación. Es recomendable mandar una cita por calendario para cada cliente con la hora, día, las personas que estarán atendiendo la reunión y los objetivos para se tenga claridad de lo que se busca durante el encuentro.

Falta de confirmación. Para no aparentar estar muy desesperados, muchas veces no llamamos para confirmar. Incluso esto muchas veces puede dar pie para que el cliente cancele. Para evitar esto, podemos llamar después de las horas de trabajo y dejar un mensaje de voz, así cuando el prospecto llegue en la mañana recibirá el mensaje y no podrá cancelar.

Los tiempos perdidos de nuestro equipo de venta repercuten en la eficiencia. Estos detalles son simples, pero muchas veces muy efectivos. Esto a su vez implica mantener un pipeline sano, clave para el éxito de tu equipo de ventas.

 

 

Administrando el pipeline de ventas

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Jason Jordan, fundador de “Vantage Point Performance” y autor de “Cracking the Sales Management Code”, nos platicó en una reunión con el VP Regional y el director de Aprendizaje y Desarrollo de una empresa transnacional. Los temas fueron determinar el tamaño adecuado del pipeline, calificar oportunidades en el proceso e identificar problemas en el pipeline por su forma. En esta reunió salió a relucir que estos son asuntos bastante básicos y, en la opinión del VP Regional, se presentan sólo a administradores y gerentes de ventas novatos.

Es una de las percepciones más comunes con las que se encuentra Jason. Los gerentes una y otra vez confunden la comodidad de hacer una tarea con la competencia de hacer una tarea eficientemente. Y aunque administrar el pipeline, analizar problemas por su forma e identificar las buenas oportunidades en una etapa temprana sean temas que parecen muy lógicos, muchas veces no se aplican.

Olvidemos por un momento cuánto tiempo tienen nuestros gerentes de ventas y analicemos las siguientes preguntas:

  • ¿Estás llegando a tus metas de ventas? Si no, es una clara señal de que tu equipo no está manteniendo el pipeline sano, ya sea en tamaño o calidad.
  • ¿Estás perdiendo muchas oportunidades y te estás tardando mucho tiempo en perderlas? Es indicativo que estás permitiendo que entren malos negocios a tu pipeline y estás dejando que se queden ahí.
  • ¿Estás alcanzando tu pronóstico de ventas? Si no, significa que tu pipeline no está limpia y sana.

En una encuesta hecha por el equipo de Jason y después de hacer estas preguntas, se detectó que el 44% de las empresas piensa que su pipeline es eficiente. Esto deja al 56% que podría lograr una mejora en su administración de pipeline.

Resumiendo: no porque tus gerentes sean veteranos significa que no necesitan más entrenamiento o que estén siendo eficientes en su trabajo. A veces regresar a lo fundamental o dicho en otras palabras, “Get back to the basics” es la mejor estrategia.

 

¿Cómo lograr mejoras en los procesos?

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10 pasos para tener una idea de lo que te espera

Las mejoras en los procesos no son nada nuevo. Las empresas están acostumbradas a ellas, puesto que la productividad es lo que empuja su economía.

Hay varias razones por las cuales las empresas utilizan a consultores externos: ya sea que creen que sus empleados no están calificados para hacer las mejoras, piensan que una visión no viciada puede ayudar o porque de esta manera se sugieren los cambios necesarios, aunque afecte negativamente en un principio a los empleados.

Sea cual sea la razón, existen tres principales objetivos por los cuales se busca mejorar un proceso:

  1. Efectividad: ¿el proceso cumple con las necesidades de los clientes?
  2. Eficiencia: ¿el proceso utiliza la menor cantidad de recursos posibles?
  3. Adaptabilidad: ¿el proceso es lo suficientemente flexible para adaptarse a los casos reales de la vida?

Para dar una idea general de cómo hacer mejoras en los procesos, lo hemos divido en 10 pasos:

  1. Inventario del proceso. Identificar y numerar los pasos del proceso. Como cualquier proyecto se deben identificar partes y ponerlas en una lista para desarrollar una visión de por dónde empezar.
  2. Reconocer el alcance de cada parte. Básicamente es definir con precisión qué involucra cada parte del proceso, cuál es la entrada y salida esperada, además de las métricas de cada parte.
  3. Dibujar el gráfico de flujo. Aquí se dibuja el flujo del proceso para identificar cómo se conecta cada parte. Así, en el análisis se visualizará fácilmente cualquier redundancia o dónde se está perdiendo la eficiencia del proceso.
  4. Estimar tiempo y costo. Se estima el tiempo y costo de cada parte del proceso. En conjunto con el gráfico de flujo, podremos identificar los puntos críticos y la relación entre ellos.
  5. Verificación del mapa de proceso. Se analiza si en efecto es la manera en la que se está llevando a cabo el proceso. Muchas veces, el problema es que no se está aplicando el proceso por diseño. Entonces, se tendrá que analizar por qué no se hace de esta manera. Tal vez, falte supervisión o simplemente no existen los recursos para hacerlo.
  6. Análisis de riesgo. Se crea una matriz de riesgo con el vector horizontal midiendo el impacto y/o importancia para el cliente y en el vector vertical la probabilidad de que suceda. De este modo, se compara con el costo asociado de recursos de cada parte del proceso.
  7. Identificar los objetivos de controles internos. Es decir, saber cuáles son los objetivos de métricas en cada parte del proceso para que nos lleven a una mejora.
  8. Rediseño del proceso. En esta parte se hacen las propuestas de rediseño al proceso que nos llevarán a cumplir los tres objetivos principales de la mejora de un proceso.
  9. Probar y re trabajar. Se hacen pruebas internas para medir el flujo del nuevo proceso para medir su eficiencia y factibilidad de implementación.
  10. Implementar el cambio. Generar la documentación, comunicación y hacer la capacitación para asegurar que el nuevo proceso sea implementado de la manera correcta.

Como sucede a menudo, todos los cambios y crecimiento de las corporaciones generan dolor y una resistencia inicial. Sin embargo, el cambio es necesario para adaptarse a este mundo de evolución constante.

Si no estás creciendo, estas decreciendo. Por lo tanto, implementar una cultura corporativa de evolución y cambio es vital para las empresas.

Con más de 15 años de experiencia dando consultoría a empresas internacionales y agencias de gobierno, Flap interviene en todos los procesos de gestión de clientes, sea adquisición, manejo o cobranza. Estamos con las puertas abiertas para atender tus necesidades.